この章で学ぶこと

Excelやスプレッドシートは、多くの職場で日常的に使われるツールです。 「この集計をする関数を教えて」とAIに聞けば、数式がすぐ返ってきます。 ところが、その数式が自分の表の形に合っているとは限りません。

この章では、表計算の業務を題材に、次の3つを練習します。

• 列構成とサンプル行を渡して、AIが表の形を推測しなくてよくする
• 「こうなってほしい」という結果の例を、入出力の例として見せる
• AIが出した数式を、検算で確かめる

第1章の5要素（目的・入力・制約・出力形式・検証）は、この章でも使います。 素材はすべて架空のデータです。実務で使うときは、氏名・金額・取引先名などを伏せるかダミーに置き換えてから貼ってください。 本コースは実務練習用の教材です。AIの出力は必ず人が検証してください。

このユースケースが起きる場面

月次の売上集計、名簿の整理、申請データのチェック。 表計算の作業は、ミスが数字に直結します。AIを使うと、次の失敗が起きます。

• 列の構成を伝えていないので、AIが「A列が部門、B列が金額」のように推測して数式を作る
• 空欄や0、表記ゆれなど、実データの例外に対応していない
• 数式は動くが、範囲がずれていて、一部のデータが集計から漏れる

数式の間違いは、目で見ても気づきにくいのが厄介です。 だからこそ、依頼の段階で表の形を渡し、出力の後に検算するという設計が必要になります。

プロンプト設計シート（再掲）

**目的**：誰に・何のために・何を作るか
**入力**：AIに渡す素材は何か（機密は伏せたか）
**制約**：やってはいけないこと・守るルール
**出力形式**：表・箇条書き・文字数など
**検証**：出力が正しいか、何と突き合わせるか

この章では、「入力」に列名とサンプル行、「出力形式」に数式と説明と検算方法を入れるのが基本です。

実例：条件つきで売上を合計する

状況と素材

あなたは営業課の事務担当です。 営業課の9月の売上表から、「営業2課の、9月3日以降の売上」の合計を出したいと考えています。

この売上表は、ZIPの中のExcelファイル（「売上明細」シート）と同じものです。ダウンロードして、実際に試せます（下の「練習用のサンプルファイル」を参照）。

A列：日付　B列：部門　C列：担当　D列：売上（円）　※1行目は見出し、2〜7行目がデータ
（Excelファイルには、E列に「取引先」もあります。問2で使います）

日付        部門     担当   売上（円）
2026/9/1   営業1課  山田   120000
2026/9/1   営業2課  井上   80000
2026/9/2   営業1課  中村   45000
2026/9/3   営業2課  井上   60000
2026/9/3   営業1課  山田   30000
2026/9/4   営業2課  佐藤   95000

悪い指示とその失敗

売上を条件つきで合計する関数を教えて。

返ってくるのは、たとえば次のような回答です。

SUMIF関数を使います。=SUMIF(A:A, “営業2課”, B:B) のように入力してください。

失敗が2つあります。

• 部門がB列で、売上がD列であることを、AIは知らないので、列を勝手に仮定している
• 「9月3日以降」という日付の条件が、まったく反映されていない

表の形を渡していないので、AIは一般的な例を示しただけです。

改善したプロンプト

あなたはExcelの数式に詳しい担当者です。以下の売上表から、指定の条件で合計を求める数式を作ってください。

**目的**
営業2課の、9月3日以降の売上の合計を出す。

**入力**
Microsoft Excel。表の構成は次のとおり（1行目は見出し、データは2〜7行目）。
A列：日付、B列：部門、C列：担当、D列：売上（円）
（サンプル行を貼る）

**制約**
- 上の表の列構成と行の範囲に合わせた数式を作る。列を推測しない
- 日付は日付型として扱う。文字列の比較にしない
- 数式は、1つのセルに入れる形にする

**出力形式**
1. 数式
2. 数式の説明（各引数が、何を指しているか）
3. 検算の方法（手計算で確かめる手順と、期待される結果）

AIの出力と、人が確認した点

数式：=SUMIFS(D2:D7, B2:B7, "営業2課", A2:A7, ">="&DATE(2026,9,3))

説明：D2:D7が合計する売上、B2:B7が「営業2課」の条件、A2:A7が9月3日以降の日付の条件。

検算：営業2課の行で、9月3日以降は「9/3 井上 60000」「9/4 佐藤 95000」の2件。60000＋95000＝155000 が期待される結果。

人が確認する点は、次のとおりです。

• 実際にセルに入力し、結果が155000になるか
• 「9/1 井上 80000」（9月3日より前）が含まれていないか
• 日付の列が、Excel上で日付型として認識されているか（左寄せの文字列でないか）

AIに「検算の方法と期待される結果」を出させておくと、数式が正しいかを、手元ですぐ確かめられます。

設計メモ：なぜこの書き方か

表計算では、「サンプルデータ＋期待する結果」を渡すのが最強の指示です。 AIは、例が与えられると、それに合う式を組み立てやすくなります。

先に、シートの設計をAIと決める

表計算でAIを使うとき、依頼の文章より大切なことがあります。 それは、行と列に、どんな項目を入れるかを、先に決めておくことです。

人が読みやすい表と、AIや数式が扱いやすい表は、形が違います。

この章の実例の売上表は、右側の「1行に1件」の形です。 入力するシートは、AIや数式が扱いやすい形にして、報告用に人が読むシートは、別に作るのが基本です。

AIは、特に指示しなくても、人が読みやすい表に直してくれることが多くあります。 それでも、縦と横に何を入れるかを決めておかないと、AIはレイアウトに迷います。 出力の指示に、次のように書いておくと安定します。

**出力形式**
行：担当者、列：月、セルの中身：売上の合計（円）
の集計表にする。合計の行と列も付ける。

応用：自動集計のシートを、AIと一緒に設計する

「営業課の売上を、自動で集計したい」と考えたとき、いきなり数式やマクロを作るのは遠回りです。 先に、どんなシートを作るかを、AIと決めます。

営業課の売上データを自動集計するシートを作りたい。
必要な要素と数字を表計算に落とし込むとしたら、どんな設計になる？
まず大雑把な設計を出して。あとで私が確認してから、データを入力する。

この依頼を、Claude Codeで試した結果の要点は、次のとおりです（実行のたびに出力は変わります）。

• 5枚のシート構成が提案された：マスタ、売上明細、月次集計、目標対比、ダッシュボード
• 入力は「売上明細」だけにして、ほかのシートは数式で自動計算する、という方針だった
• 売上明細は、1件を1行にして、日付・担当者・顧客名・商品・数量・単価・売上金額・年月・備考の列を持つ形だった
• 最後に、AIから6つの質問が返ってきた：使うツール（ExcelかGoogleスプレッドシートか）、集計の切り口、税込か税抜か、期間（暦年か年度か）、目標値の有無、担当者数と月あたりの件数

ここで大切なのは、AIが設計を出すと同時に、自社の条件を質問してきたことです。 質問に答えれば、設計が自社向けに調整されます。

設計が固まったら、次に、入力する項目を絞ります。 手元にある営業データの様式（サンプルを数行）をAIに見せて、次のように頼みます。

これが、今の当社の売上データの様式（サンプル数行）です。
先ほどの設計に合わせて、入力するのは必要最低限の項目だけにしたい。
項目の削り方と並べ方を、理由つきで提案してください。

このように、AIと対話しながら、レイアウトと入力する項目を整えていくのが、最も確実な進め方です。

決算書や月次報告のような最終的な様式が同じでも、日々の売上データに含まれる項目は、会社ごとに違います。 AIの設計は、あくまで雛形です。自社のデータの様式に合わせて、柔軟に調整してください。

練習問題

進め方は全問共通です。

1. 素材を読み、プロンプト設計シートの5要素を自分で埋める（AIはまだ使わない）
2. 埋めた内容をもとにプロンプトを書き、普段使うAIで実行する
3. 出力をルーブリックで自己採点する
4. 解説を開き、自分の設計と比べる

練習用のサンプルファイル（Excel）

この章の実例と、問1〜問4は、すべて営業課の売上データで練習します。 そのデータを、Excelファイルにして、ZIPにまとめました。

• 必要な人だけ、ダウンロードして使ってください
• ご自身の職場の実際のファイルで練習する場合は、このZIPは必要ありません。その場合は、氏名や金額などを、伏せてから使います
• ZIPの中には、説明のREADME.txtと、Excelファイル（ch5-sales-sample.xlsx）が入っています
• Excelファイルには、2つのシートがあります
  • 「売上明細」：営業課の9月の売上（6行）。実例・問1・問2・問4で使います
  • 「前月比」：担当者別の8月と9月の売上（4行）。問3で使います
• Googleスプレッドシートで使う場合は、Googleドライブにアップロードして開きます

売上明細シートは、次のとおりです（E列の取引先を含みます）。 文字を貼り付けても、セルに分かれないので、Excelファイルを使うのが確実です。

日付        部門     担当   売上（円）  取引先
2026/9/1   営業1課  山田   120000     株式会社ミナト商会
2026/9/1   営業2課  井上   80000      （株）北斗商事
2026/9/2   営業1課  中村   45000      ミナト商会(株)
2026/9/3   営業2課  井上   60000      北斗商事　株式会社
2026/9/3   営業1課  山田   30000      株式会社北斗商事
2026/9/4   営業2課  佐藤   95000      ﾎｸﾄ商事

問1 担当者別の売上を集計する

状況：上の売上表から、担当者別の売上合計を求める表を作ります。

成果物：担当者別の合計を出す数式（山田・井上・中村・佐藤の4人分）と、検算の方法。

問2 表記ゆれのあるデータを、整える

状況：売上明細の「取引先」の名前が、入力する人によって、バラバラになっています。取引先ごとの売上を集計するために、表記を統一します。

成果物：表記を統一する方法（数式または変換表）と、取引先ごとの売上合計、検算の方法。

売上明細のE列（取引先、2〜7行目）を使います。統一する正式名は、次の2つです。

株式会社ミナト商会
株式会社北斗商事

E2：株式会社ミナト商会
E3：（株）北斗商事
E4：ミナト商会(株)
E5：北斗商事　株式会社
E6：株式会社北斗商事
E7：ﾎｸﾄ商事

問3 前月比を計算し、注意が必要な行に印を付ける

状況：担当者別の売上の、前月比を出します。前月比が-10%以下の場合は、「要確認」と表示させたいと考えています。

成果物：前月比の数式と、「要確認」の判定の数式。分母が0のときの扱いも決める。

Excelファイルの「前月比」シートを使います。9月の売上は、問1で求めた担当者別の合計と同じです。

担当者   8月     9月
山田     120000  150000
井上     130000  140000
中村     60000   45000
佐藤     0       95000

（A列が担当者、B列が8月、C列が9月。1行目は見出し、2〜5行目がデータ。佐藤さんは、9月に営業課へ配属されたため、8月の売上は0円です）

前月比：=IF(B2=0,"前月0円のため算出不可",(C2-B2)/B2)
判定　：=IF(ISNUMBER(D2),IF(D2<=-0.1,"要確認",""),"")

問4 AIが出した数式の、誤りを見抜く

状況：同僚がAIに作らせた、部門別合計の数式が、あなたに回ってきました。チェックを頼まれています。

成果物：数式の誤りの指摘と、検算の方法、AIに修正させるプロンプト。

対象の表は、Excelファイルの「売上明細」シートです（2〜7行目がデータ、B列が部門、D列が売上）。

AIが作った数式：

営業1課の合計：=SUMIF(B2:B6, "営業1課", D2:D6)
営業2課の合計：=SUMIF(B2:B6, "営業2課", D2:D6)

以下の数式は、範囲がずれている可能性があります。売上表の範囲は2〜7行目です。

**期待する結果**
営業1課：195000、営業2課：235000

**依頼**
1. 数式の誤りを指摘してください
2. 修正した数式を出してください
3. 修正後、2つの部門の合計が、表全体の合計（430000）と一致することを確認する手順も示してください

プロンプト設計の確認問題

ここまでの内容を、選択式で確認しましょう。

繰り返し使う制約は、AIに登録して短くする

この章のプロンプトは、制約を毎回書き込む形で練習しました。 同じ業務を繰り返すなら、変わらない制約は、AIにあらかじめ登録しておくことで、依頼を短くできます。

この章で登録しておくとよいのは、使うソフト（Excel／スプレッドシート）、空欄や0などの例外時の扱い、検算の方法を出力させる指示です。 ChatGPT・Claude・Geminiでの登録手順は、生成AIに社内ルールを覚えさせるスキル設定のやり方で解説しています。 登録しても、最終確認は人が行うことに変わりはありません。

自分の職場に置き換える

この章の型を、自分の仕事に当てはめます。

1. 普段使っている表を1つ選び、集計や整理でやりたいことを1つ決める
2. 実際のデータを使う場合は、氏名・金額などを、ダミーに置き換えた5〜10行のサンプルを作る
3. 「サンプル行」と「期待する結果」を書き、AIに数式を作らせる
4. 出力された数式で、期待する結果と一致するかを確かめる。一致しなければ、その結果をAIに伝えて修正させる

仕上げに、S.E.L.F.ループの「F（Forge it）」として、数式が、何をしているかを、自分の言葉で説明してみてください。 説明できない数式は、他の人が引き継げません。

応用編：入力そのものを、自動化する

データを入れるシートを作っても、毎回手で入力していては、以前と効率が変わりません。 営業データや経費の計算では、入力の手間そのものを、自動化することも考えられます。

たとえば、次のような流れです。

• 領収書や明細を、スマートフォンで撮影して、社内のクラウドやチャットツール（Slackなど）の、決まった場所にアップロードする
• 決まった時刻になると、スクリプトが、新しい写真を集める
• OCR（画像の中の文字を読み取る技術）で、日付や金額などの数字だけを取り出す
• 取り出した数字を、シートの決まった列に、1行ずつ追加する
• 人が、読み取り結果を確認する

画像から数字を読み取る方法は、大きく2つあります。

後者のスクリプトは、生成AIに作ってもらえます。 「こんなシステムを作りたい」とAIに提案し、対話しながら要件を詰めていけば、自社の様式に特化したツールを作れる場合があります。 従来は、システム開発会社や専任のエンジニアに依頼すると、規模によっては数百万円から、大きければ1,000万円を超える予算が必要になることもありました（目安です）。 小さな範囲であれば、AIとの対話だけで作れる可能性があります。

ただし、次の点に注意してください。

• OCRの読み取りは、必ず間違うことがある：金額の桁、日付の読み違いに備えて、合計の照合や、読み取り結果の目視確認を残す
• 領収書には、取引先名や個人名が含まれる：社内のAI利用ルールと、アップロード先のアクセス権限を確認する
• 領収書を、経理の証憑として写真で保存する場合は、電子帳簿保存法などの要件を、経理の担当者に確認する
• 自動化しても、最終確認は人が行う

このようなツールの作り方は、次の章で詳しく扱います。

この章のまとめ

• 表計算の依頼は、ソフトの種類・列構成・行の範囲・サンプル行を渡す
• 「サンプルデータ＋期待する結果」を示すと、AIは正確な式を作りやすい
• 大量のデータは、AIに直接変換させず、処理のルール（数式）を作らせる
• 空欄・0・表記ゆれなどの例外の扱いは、制約として書く
• 検算は、部分の合計と全体の合計の照合など、漏れを見つける方法で行う

次の章では、コードや簡易ツールの作成を題材に、動くものを小さく作り、エラーを直す進め方を練習します。